Οι Δηλώσεις συμμετοχής για τις Κατασκηνώσεις είναι έγγραφες (ειδικό έντυπο Δήλωσης Συμμετοχής) και υποβάλλονται κάθε χρόνο τον μήνα Ιούνιο.

Η έντυπη δήλωση συνοδεύεται από ιατρικό δελτίο, το οποίο συμπληρώνει και υπογράφει ο οικογενειακός Ιατρός.